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Conceptos básicos Publisher

Contenido: Introducción. Cómo iniciar Publisher. Decisión del modo de creación de una nueva publicación. Utilización de menús y barras de herramientas. La barra de menús de Publisher. Menús contextuales. Cómo averiguar la finalidad de los botones de la barra de herramientas. Qué es un cuadro de diálogo. Cómo salir de Publisher.

Introducción

Publisher es la herramienta de autoedición más potente y popular de Microsoft. Ésta permite crear una amplia gama de publicaciones, desde folletos hasta pancartas, pasando por las tarjetas de presentación para la empresa. Las distintas funciones y herramientas de Publisher facilitan, asimismo, la producción de estas publicaciones.

De hecho, Publisher proporciona tres caminos distintos para la creación de los diferentes tipos de publicaciones:

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Asistentes: Dispone de asistentes para casi todos los tipos de publicaciones que pueda imaginar.
Los asistentes muestran los pasos necesarios para crear una publicación y ofrecen una gran flexibilidad para personalizar la publicación.
- Conjuntos de Diseños: Puede crear una publicación que utilice los mismos atributos de diseño y maquetación que otras publicaciones de la misma familia de diseño. Dispondrá de asistentes que le ayudarán en el proceso de utilización de conjuntos de diseño y podrá crear un grupo completo de publicaciones de diseño integrado para la pequeña empresa.
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Publicaciones partiendo de cero: Para disfrutar de mayor flexibilidad, puede crear publicaciones a partir de publicaciones en blanco. Publisher también ofrece ayuda al crear este tipo de publicaciones; asimismo, podrá valerse del Asistente para publicaciones rápidas para tomar decisiones relativas al color y al diseño.

Sea cual sea el camino elegido, Publisher facilita la creación y revisión de cualquier tipo de publicación.

Cómo iniciar publisher

Publisher facilita la creación de distintos tipos de publicaciones distintos. Éstas abarcan desde las tarjetas de presentación, hasta los folletos trípticos y páginas web. Ahora bien, antes de comenzar a beneficiarse de las sofisticadas herramientas de fácil manejo de Publisher para crear magníficas publicaciones, necesitará abrir la ventana de aplicaciones de Publisher.

Para iniciar el programa de Publisher, siga estos pasos:

1. Desde el Escritorio de Windows haga clic en Iniciar, y después seleccione Programas. Aparecerá el menú Programas.
2. Seleccione Microsoft Publisher. La ventana de programa de Publisher aparecerá en el Escritorio.

La ventana de Publisher tiene el mismo aspecto que las otras aplicaciones de Office, como Microsoft Word o Excel. No obstante, mientras que estas aplicaciones normalmente ofrecen un área de trabajo en blanco, como un nuevo documento o una nueva hoja de cálculo en la que empezar a trabajar, Publisher abre el Catálogo de Publisher, que ofrece tres modos distintos de crear nuevas publicaciones: publicaciones por Asistente, publicaciones por Diseño y publicaciones en blanco.

Estas tres formas de crear publicaciones se analizan en el siguiente apartado de este curso.

Sea cual sea la forma que elija para crear la nueva publicación, se encontrará finalmente en la ventana de aplicación de Publisher. Por el momento, tal vez desee cerrar el Catálogo haciendo clic en el botón Cerrar, situado en la esquina superior derecha de la ventana Catálogo, y observar la propia composición de la ventana de Publisher. En esta ventana aparecerá la publicación.

Tenga en cuenta que la zona más amplia de la ventana está dedicada a la publicación. El resto de zonas, como la barra de menú, la barra de herramientas, el Asistente para publicaciones rápidas y la barra de estado, proporcionan un modo rápido de acceder a los distintos comandos y funciones que utilice en Publisher, o bien ofrecen información relativa a la publicación, como por ejemplo, en qué página se encuentra en ese momento y dónde está ubicado el puntero del ratón en la página de la publicación.

- Barra de título Incluye los nombres de la aplicación y del documento activo además de los botones Minimizar, Maximizar, y Cerrar.
- Botón de Menú – Control Abre el menú Control, que contiene comandos como Mover, Cambiar tamaño, Minimizar.
- Botón Minimizar Reduce la ventana de Publisher a un botón en la barra de tareas, para restaurar la ventana a su tamaño original, haga clic en el botón de la barra de tareas.
- Botón Restaurar / Maximizar Aumenta la ventana de Publisher hasta cubrir el escritorio de Windows. Cuando la ventana está maximizada, el botón Maximizar se convierte en el botón - Restaurar, en el que puede hacer clic para devolver la ventana a su tamaño anterior.
- Botón Cerrar Cierra el programa Publisher.
- Barra de menús Contiene menús de comandos que puede utilizar para realizar tareas en el programa.
- Barra de herramientas Estándar Incluye iconos que funcionan como método abreviado para seleccionar comandos como Guardar, Imprimir, y Ortografía.
- Barra de herramientas Publisher Contiene iconos de herramientas que pueden utilizarse para dibujar objetos e incorporar imágenes y marcos de texto a la publicación.
- Barra de estado Muestra información acerca del número de página actual y la posición del puntero del ratón en las reglas horizontal y vertical. Asimismo, ofrece información sobre el alto y ancho de un objeto que dibuje en la página de la publicación.
- Ventana de publicación Proporciona un lugar donde crear y realzar la publicación.
- Barras de desplazamiento Permiten desplazarse para visualizar el documento actual: hacia la izquierda y la derecha con la barra de desplazamiento horizontal, y hacia arriba y abajo con la barra de desplazamiento vertical.

Asistente para publicaciones Facilita la modificación de las principales propiedades de la publicación actual, tales como el diseño, la combinación de colores o el tamaño y maquetación de la página.

Decisión del modo de creación de una nueva publicación

Como ya se ha mencionado, cuando abra la ventana de Publisher por vez primera, aparecerá el Catálogo de Publisher. La ventana Catálogo contiene tres fichas que ofrecen tres formas distintas de crear una nueva publicación:

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Publicaciones mediante asistente:  El Asistente de publicación enseña el proceso paso a paso para crear una nueva publicación. El asistente formulará preguntas, y la nueva publicación se generará a partir de sus respuestas. Existe un gran número de publicaciones basadas en asistente, disponibles en determinados tipos de publicaciones.

Por ejemplo, cuando haga clic en Invitaciones en el panel del Asistente de la ventana Catálogo, se ofrecerá la vista preliminar en miniatura de varios tipos distintos de invitación.

Seleccione el tipo de invitación que desee crear y, a continuación, haga clic en el botón Iniciar Asistente para que se inicie el proceso de creación de la publicación.

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Publicaciones por diseño:  Los conjuntos de diseños permiten crear una familia de publicaciones con el mismo aspecto. Cada conjunto de diseños maestro utiliza un conjunto determinado de elementos de diseño y de colores que se mantiene en todas las publicaciones del conjunto.

Por ejemplo, tal vez todas las publicaciones del conjunto. Por ejemplo, tal vez desee crear un membrete, tarjetas de presentación y facturas de una pequeña empresa, que compartan el mismo diseño.

Puede crear estas publicaciones eligiendo un conjunto de diseño en el panel de Conjuntos de diseño y seleccionando la publicación concreta (como una tarjeta de presentación) en la ventana Conjuntos maestros. A continuación, inicie el proceso de creación de publicaciones haciendo clic en el botón Iniciar Asistente.

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Publicaciones en blanco: Una tercera posibilidad para crear una nueva publicación consiste en hacerlo partiendo de cero. No obstante, Publisher no le abandonará totalmente cuando elija esta opción.

De hecho, la ficha Publicaciones en blanco ofrece una serie de plantillas en blanco que le ayudarán con la orientación y maquetación inicial de página en la nueva publicación. Por ejemplo, si desea crear una tarjeta plegada verticalmente, puede seleccionar la plantilla de tarjeta plegada verticalmente en la ficha Publicaciones en blanco.

Después de seleccionar una plantilla, haga clic en el botón Crear. Las técnicas empleadas para crear publicaciones en blanco se estudian más adelante. Dichas técnicas se aplican asimismo a la edición de publicaciones ya existentes.

IMPORTANTE: Si cierra el Catálogo sin darse cuenta, para volver a abrirlo seleccione el menú Archivo y después Nuevo.

La elección de la forma de crear la nueva publicación, dependerá de la experiencia con Publisher y de los aspectos relativos al diseño de la publicación.

El Asistente de publicación y los conjuntos de diseño ofrecen una amplia ayuda a la hora de comenzar a diseñar la publicación; en ambos casos, dicha ayuda es facilitada por un asistente.

La opción de creación de publicaciones basadas en asistente no sólo ayuda a determinar los aspectos relativos al color y a la maquetación de la publicación, sino que además crea objetos marcadores de posición en la nueva publicación que podrá posteriormente sustituir por sus propias imágenes o elementos de diseño.

Los asistentes ofrecen al nuevo usuario una forma fácil y rápida de crear una nueva publicación. Ahora bien, si desea crear una publicación en la que va a elegir todos los aspectos de su diseño, tal vez resulte más fácil crearla desde cero que recurrir a un asistente.

Sin embargo, quizá resulte poco útil crear publicaciones desde cero antes de comprender bien el funcionamiento de todas las herramientas de Publisher y algunos principios básicos de diseño.

La elección de la forma de crear la publicación también está relacionada con el plan que haya formado con respecto a una publicación concreta o un conjunto de ellas.

Utilización de menús y barras de herramientas

Una vez que haya iniciado una publicación, ya sea partiendo de cero o utilizando el Asistente de publicación o los conjuntos de diseño, trabajará con los distintos comando y funciones que le permitirán editar y mejorar la publicación.

Publisher ofrece varias formas de acceder a los comandos y a las funciones que utilizará cuando trabaje. Puede acceder a estos comandos utilizando los menús de la barra de menús y los botones de las barras de herramientas.

También puede acceder a determinados comandos de Publisher utilizando menús contextuales o abreviados. Se obtiene acceso a estos menús situando el puntero del ratón sobre los elementos del documento y haciendo clic en el botón derecho.

En el menú contextual aparece una lista de comandos relacionados con el elemento en el que esté trabajando en ese momento, como por ejemplo una palabra o un párrafo.

La barra de menús de publisher

La barra de menús de Publisher da acceso a todos los comandos y funciones que éste incluye. Al igual que en todas las demás aplicaciones de Windows, los menús de Publisher se hallan debajo de la barra de títulos y se activan al hacer clic en una opción concreta del menú. El menú se abre, ofreciendo un conjunto de opciones de comando.

Publisher, de la misma forma que el resto de aplicaciones de Office, ha adoptado un nuevo sistema de menús que ofrece la posibilidad de acceder rápidamente a los comandos que utilice con mayor frecuencia.

Cuando elija por vez primera un menú, se encontrará con una lista breve de comandos de menús de comandos encabezada por aquellos comandos utilizados más recientemente. A medida que vaya utilizando comandos, Publisher los irá incorporando a la lista de menús. Para acceder a un menú, siga estos pasos:

1. Seleccione el menú haciendo clic en el título, por ejemplo en Insertar. Aparecerán los últimos comandos utilizados, espere un momento hasta que aparezcan todos los comandos incluidos en un menú.
2. Seleccione el comando incluido en el menú que active la función concreta.

Determinados comandos incluidos en el menú aparecen seguidos de tres puntos suspensivos (...). Al seleccionar estos comandos se abre un cuadro de diálogo que solicitará información adicional para poder utilizar la función o comando. Encontrará más información acerca del funcionamiento de los cuadros de diálogo más adelante en esta lección.

Algunos de los menús contienen a su vez un submenú, o un menú en cascada, que puede utilizar para tomar decisiones. Los comandos de menú que presentan un submenú aparecen indicados con una flecha situada a la derecha de la opción del menú.

En los casos en los que exista un submenú, sitúe el puntero sobre el comando (marcado con una flecha) en el menú principal para abrir el submenú.

El sistema de menús ofrece una agrupación lógica de los comandos y funciones de Publisher. Así, por ejemplo, los comandos relativos a los archivos, tales como Abrir, Guardar e imprimir, se encuentran todos en el menú Archivo.

Menús contextuales

Una forma rápida de acceder a los comandos relacionados con un elemento del documento consiste en situar el puntero del ratón sobre el objeto de la publicación y hacer clic con el botón derecho. De este modo, se abre un menú contextual que contiene los comandos relativos al objeto con el que se esté trabajando.

Por ejemplo, cuando seleccione una imagen prediseñada o cualquier otro objeto dibujado como pueda ser un círculo, al situarse con el ratón sobre el objeto seleccionado y hacer clic con el botón derecho, se abrirá un menú contextual con comandos tales como cortar, copiar y Pegar, y demás comandos relativos a dicho objeto.

Barras de herramientas de publisher

Las barras de herramientas de Publisher ofrecen una forma directa y rápida de acceder a los comandos y funciones. Cuando comienza una nueva publicación, cuenta con las barras de herramientas Estándar, Formato y Publisher.

Las barras de herramientas estándar y formato se encuentran debajo de la barra de menús de Publisher. Estas barras de herramientas proporcionan el acceso rápido a comandos como Guardar y Abrir y a funciones de formato como Negrita, Subrayado y Centrado, respectivamente.

Para acceder a un comando utilizando un botón de la barra de herramientas Estándar o Formato, haga clic en el botón. Dependiendo del comando elegido, verá un resultado inmediato en la publicación (como la aplicación de negrita o de centrado de un objeto de texto seleccionado) o aparecerá un cuadro de diálogo solicitándole información adicional.

La barra de herramientas Publisher, que facilita un acceso rápido a las herramientas de dibujo y demás comandos relativos a los objetos, se encuentran a lo largo del extremo izquierdo de la ventana Publicación.

Cómo averiguar la finalidad de los botones de la barra de herramientas

Para ver una descripción de la función de una herramienta, sitúe el puntero del ratón sobre el botón correspondiente en la barra de herramientas. La barra de herramientas Publisher proporciona una solución rápida siempre que necesite ejecutar un comando con urgencia. Existen botones para todos los comandos disponibles en el sistema de menú de Publisher.

Qué es un cuadro de diálogo

Cuando esté trabajando con los distintos comandos y funciones incluidos en Publisher, necesariamente se encontrará con cuadros de diálogo. Los cuadros de diálogo se emplean cuando Publisher requiere más información del usuario para poder completar la ejecución de un comando o aprovechar una función especial.

Los cuadros de diálogo aparecen siempre que seleccione un comando de menú seguido de puntos suspensivos. También aparecerán también cuando active las mismas acciones usando los botones adecuados de la barra de herramientas.

La forma en que se ha de facilitar la información en un cuadro de diálogo puede variar. Así, en algunos cuadros de diálogo deberá escribir una entrada de texto en un cuadro de texto. En otros, se ofrecerá una lista de opciones o un menú desplegable, y, finalmente, otros requerirán que realice su selección haciendo clic en uno de los botones de opción.

El cuadro de diálogo permite efectuar selecciones mediante casillas de verificación, listas desplegables y botones de radio. Algunos cuadros de diálogo contienen también cuadros de texto, en los que se establece una opción escribiendo un parámetro o valor en un cuadro.

Los cuadros de diálogo varían, y cada uno de ellos puede solicitar que introduzca la información necesaria para activar una función concreta de Publisher de un modo distinto. En la mayoría de los casos, cuando se haya concluido la selección en un cuadro de diálogo, deberá hacer clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro y completar el comando que inició originariamente con una opción del menú o con un botón de la barra de herramientas.

Cómo salir de publisher

Cuando haya concluido el reconocimiento inicial de la ventana de aplicación de Publisher o bien haya finalizado una determinada publicación, quizá desee salir del programa. En realidad existe más de una forma de cerrar la ventana de Publisher, que es lo mismo que salir del programa.

Puede salir de Publisher seleccionando el menú Archivo y después salir. También puede cerrar Publisher con un solo clic del ratón. Haga clic en el botón Cerrar de Publisher (X) situado en la esquina superior derecha de la ventana de aplicaciones.

Cuando cierre Publisher, tal vez se le pregunte si desea guardar cualquier trabajo realizado en la ventana de aplicación. Si al leer este capítulo estaba sólo experimentando, haga clic en No. El documento actual no se guarda y la ventana de aplicaciones de Publisher se cierra.

Fuente: Apuntes de la materia de informática 2 / comercialización / unideg

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